Funkce systému Therefore™

Pracovní procesy

Když nějaký papírový dokument putuje po kanceláři, kdo rozhoduje o tom, kterou cestou jej poslat, jak dlouho to potrvá a které úkony jsou provedeny?  Často je obtížné zjistit, kde se původní dokument právě nachází a co se stane, když se někde cestou pozdrží.  Aplikace Therefore™ Integrated Workflow vám poskytují kontrolu nad všemi těmito proměnnými a umožňují optimalizovat pracovní procesy.

Tím ušetříte nejen čas a peníze, ale také zvýšíte míru zabezpečení a průhlednost procesu. Verze Therefore™ Business Edition zahrnuje funkci pro správu pracovních procesů a vizuální plánovač s ovládáním pomocí přetažení pro snadné nastavení a úpravy.

Uchovávání dat

Jedním z hlavních důvodů pro změnu v oblasti správy dokumentů je vyhovět zákonným požadavkům a potřebě přizpůsobit rozsáhlé zásady uchovávání dat v organizacích.  Nesprávná likvidace dokumentů může být sankcionována v občanskoprávních i trestních případech.  Na druhou stranu zákony na ochranu dat stanovují, že některé osobní údaje musí být po použití zničeny. Systém Therefore™ umožňuje dokumenty trvale odstranit po určité době uchování a zároveň dovoluje ze serveru vymazat starší verze dokumentů.

Zabezpečení

Řízení přístupu

Přístup do systému Therefore™ i k dokumentům je zcela řízen třemi různými úrovněmi zabezpečení. 

1. Hlavní přístup k řešení je přes systém Microsoft® Windows Active Directory. Řídí přístup uživatelů k dokumentům a úložištím bez použití druhého uživatelského jména a hesla. Také zjednodušuje úkony službám IT, neboť práva lze přiřadit jednotlivcům či skupinám uživatelů. 

2. Funkce zabezpečení systému Therefore™ umožňuje odebrat možnosti specifickým skupinám uživatelů. Toho se obvykle používá, chcete-li zabránit vkládání poznámek do dokumentů nebo jejich tisku. 

3. Server Rights je integrovaná možnost, umožňující použití externí databáze uživatelů a objektů. Jeho hlavní použití představuje povolení různých úrovní přístupu v rámci skupiny. Tento systém nejprve využije tabulky služby Active Directory a poté administrátorovi udělí přístup ke konkrétnímu souboru či dokumentu, který by běžně nebyl povolen.

Digitální podpisy

Obsah dokumentu a jeho původ lze garantovat jen úložištěm, které je opatřeno ochranou proti padělání. Digitální podpis, přítomný v každém dokumentu na serveru Therefore™, zabezpečuje autenticitu všech informací. Během vyhledávání každého dokumentu ověří server systému Therefore™ podpis a zkontroluje, zda uživatel dostává platné informace.

Archivace e-mailů

Se systémem Therefore™ lze všechna tištěná média, elektronické dokumenty a e-maily související s konkrétní zakázkou či projektem uložit a archivovat ve strukturovaném formátu. To znamená, že je veškerá e-mailová korespondence přístupná pro přístup a čtení spolu s dokumenty a související komunikací všech témat. Tato funkce je obzvláště užitečná, neboť uložený dokument často nestačí k pochopení všech stránek určité problematiky. Chybějící článek poskytne až veškerá související korespondence.

Koncoví uživatelé nezaznamenají žádné změny v uživatelském rozhraní aplikace Outlook®, ale zato jim nikdy nedojde místo pro ukládání.