BUSINESS BYTES

Strategie úspěchu a proces, který za ní stojí

  • Zveřejněno před 2 roky
  • 2 (min) doba potřebná k přečtení

Každý tým v rámci organizace, bez ohledu na svou velikost, se podílí na celkovém stavu a úspěchu společnosti. Očekává se, že dnešní vrcholové vedení bude spolupracovat s jednotlivými týmy a shromažďovat relevantní data ze všech obchodních jednotek, aby se mohlo informovaně rozhodovat ohledně rozdělování zdrojů, rozpočtu a investic. Zachycení správných informací ve správném formátu a ve správnou dobu je pro jejich práci zcela zásadní.

Mnoho organizací trpí neustálým hledáním v tištěných záznamech, což značně zpomaluje proces rozhodování. V dnešním konkurenčním prostředí může rychlejší rozhodování představovat způsob, jak mohou společnosti získat výhodu a náskok před konkurencí. Zpoždění může pro podnik znamenat poměrně velký problém, neboť snižuje produktivitu a motivaci zaměstnanců.

Co však tato zpoždění způsobuje? Jedním z problémů je slabá správa dat. V mnoha případech, pokud je nutné informace zajistit rychle, se pracovníci příliš soustředí na samotné jejich získání. Například tištěná faktura doručená na finanční oddělení může vycházet z elektronické objednávky (která je v účetním systému uchovávána jako elektronický záznam) a zahrnovat podepsaný tištěný kontrakt (založený na právním oddělení). To jsou tři související dokumenty, každý v jiném formátu a všechny uloženy na jiných místech. Pokud by došlo k problému s objednávkou nebo pokud má zákazník dotaz, mohlo by řešení problému trvat několik dní, protože zaměstnanci by byli nuceni najít několik samostatných dokumentů na různých místech.

V ideálním světě by pracovníci nemuseli trávit hodiny hledáním informací, především pokud jsou tyto informace nutné k vyřešení potenciálního problému nebo odpovědi na dotaz. Měli by se soustředit nikoli na hledání dat, ale jejich využívání.

Pro vedoucí oddělení je klíčem k rychlému a přesnému strategickému rozhodnutí schopnost zachytit a založit všechny související informace do jednoduchých elektronických dokumentů. Při zachycení dokumentů lze jednotlivá oddělení propojit – dokumenty je možné naskenovat do jediného bezpečného elektronického úložiště, které bude pravidelně aktualizováno a slouží různým podnikovým funkcím. Zachycení dokumentů také umožňuje jejich indexování pomocí jakéhokoli konceptu, který je pro podnik smysluplný, což uživatelům umožňuje vyhledávat dokumenty na základě specifických kritérií. K řádné klasifikaci aktiv se používají různé technologie, například rozpoznávání znaků a značení metadat, díky kterým je hledání a rozpoznání dokumentů téměř okamžité.

To vše umožňuje nejen zvýšení produktivity zaměstnanců, ale je také zárukou toho, že získání dokumentů bude pouze jedním krokem v procesu sbírání dat, nikoli celým samostatným procesem.

Protože jsme na datech čím dál závislejší, zesiluje se také důraz na jejich přesnost a efektivní správu informací v různých odděleních podniku. Výkonný systém správy a zachycení dat nejenže optimalizuje pracovní postupy, ale také zlepšuje rozhodování odpovědných osob o procesech, což je pro zvýšení vlivu v zasedací místnosti zcela zásadní. Takové řešení by proto nemělo být považováno pouze za nástroj ke zvýšení efektivity, ale spíše za jednu z důležitých strategií.