BUSINESS BYTES

Stoh papírů k vyřízení – proč byste se ho měli zbavit

  • Zveřejněno před 1 rokem
  • 2 (min) doba potřebná k přečtení

Pokud se i přes ty nejlepší snahy seznam administrativních úkolů nijak nezkracuje, máme pro vás zprávu, která říká, že v tom nejste sami. Nedávný průzkum, který pro společnost Canon Europe provedla společnost ICM, ukázal, že papírování a byrokracie jsou největší problém z hlediska plýtvání času majitelů malých a středních firem.

Pětina vlastníků podniků tráví většinu svého času administrativní činností. Kromě toho 31 procent majitelů malých a středních firem v celé Evropě se domnívá, že papírování a administrativa jsou pro jejich podnik zásadní výzva.

Ve chvíli, kdy by více než třetina podnikatelů chtěla více času věnovat rozvoji podniku a až jedna pětina osob s rozhodujícími pravomocemi tráví většinu času administrativou, není toto zjištění až tak překvapující.

Vzhledem k omezeným finančním prostředkům a nedostatku pracovních sil je ovšem těžké dosáhnout požadované produktivity. Proto majitelé podniků stále bojují s přibývající administrativou.

Je však třeba si uvědomit, že i přes to, že administrativní činnosti stojí na žebříčku priorit na zadních pozicích, je nutné k nim přistupovat na základě čtyřbodového rozhodovacího procesu:

1. Zastavte se a rozpoznejte potíže a problematické oblasti
2. Prozkoumejte a vyhodnoťte alternativy
3. Pořiďte si a implementujte vhodná řešení
4. Vyhodnoťte úspěch a vyřešte zbývající problémy

Je velmi důležité, aby každý podnik rozpoznal své problematické oblasti a zvolil nejlepší řešení pro řízení informací.

Odpovědí na administrativní výzvy malých v malých, středních a rodinných firmách může být outsourcing. Na outsourcing funkcí v oblasti IT nejvíc věří majitelé firem ve Francii (35 procent), díky čemuž dvě třetiny z nich má pocit, že na IT věnují zhruba správnou částku.

Dalším řešením je implementovat efektivní proces pro řízení informací. To může majitelům pomoci digitalizovat a ukládat dokumenty a data z různých kanálů, i když jsou například na cestách.

Nadměrné administrativní úkoly a papírování příliš často ubírá čas a zdroje ziskovým činnostem a brání produktivitě.

Vylepšený tok informací umožňuje vlastníkům podniků a jejich zaměstnancům zaměřovat se na dva aspekty jejich organizace, na nichž záleží nejvíc: služby zákazníkům a růst podniku. Nakonec spokojený zákazník je věrný zákazník.