BUSINESS BYTES

Proč procesy potřebují prioritu

  • Zveřejněno před 3 roky
  • 2 (min) doba potřebná k přečtení

Jak často hledáte nějaký dokument, ale váháte, kde je? Už se vám stalo, že jste se zdrželi při dokončování projektu, protože jste nemohli najít nějakou složku?


Stává se to přitom běžně každému z nás. Přitom téměř tři čtvrtiny zaměstnanců tvrdí, že jejich organizace má centrální systémy pro ukládání souborů. Takže důvodem zjevně není nedostatečná infrastruktura.


Skutečnou příčinou je, že 41 procent zaměstnanců stále dokumenty ukládá do svého notebooku. Lidé mají tendenci pracovat tak, jak to vyhovuje jim – což ovšem nebývá vždycky to, co vyhovuje podniku. Často přitom ani nevědí, jaký dopad jejich kroky mají.


To však neznamená, že se s tím nedá nic dělat. Prvním krokem k řešení je, aby ředitel IT oddělení zavedl standardizované procesy. I když to možná zní vágně, jde o prioritu. Více než polovina organizací totiž stále pociťuje absenci konzistentních a přehledných procesů.


Samotné zavádění systémů však nestačí. Pokud je zaměstnanci dostatečně neznají nebo nemají pokyny ke správnému používání, jsou systémy zbytečné. Zaměstnanci v takovém případě nemají důvěru, že organizace dokáže ukládat a vyhledávat dokumenty, a vnímají ji jako špatně uspořádanou a neefektivní. Také proto pak používají vlastní cesty.


Zaměstnanci ovšem nejsou jediní, komu nejasné procesy škodí: přímý dopad mají také na ziskovost a produktivitu. V současné době trávíme průměrně 25 minut denně hledáním dokumentů uložených na různých místech. To znamená alarmující ztrátu hodnot, jako je čas či úsilí.


IT musí proto znovu získat důvěru zaměstnanců. Musí v celém podniku vytvořit a zavést pracovní postupy, které vylepší produktivitu a obnoví důvěru ve firemní systémy. Když se to podaří, všichni budou příjemně překvapeni, co všechno za oněch 25 minut denně navíc stihnou.