PRODUKT

Tipy pro nákupní oddělení na zajištění souladu s legislativou

Jak držet krok s právními předpisy pro nákup

Stáhnout průvodce

Strategie, jak se postavit rostoucím výzvám při dodržování předpisů v rámci procesu P2P

Přečtěte si příručku společnosti Canon, jak ve svém podniku dosáhnout transparence, odpovědnosti a bezpečnosti

Stáhnout průvodce

Man presents financial information to meeting

Dilema dodržování finančních předpisů: GDPR a další

Rychlé tempo změn ovlivňující novodobá finanční oddělení vnáší do tradičně analogové obchodní jednotky nejrůznější inovace, jako je například automatizace nebo umělá inteligence. V kombinaci se změnami nařízení může dodržování předpisů jdoucí ruku v ruce s technologickými inovacemi být pro podniky usilující o rapidnější zavádění digitálních změn velmi náročné.

Ve světě financí se dodržování předpisů tradičně zaměřuje na interní zásady a předepsané procesy a firmy zavádějí pragmatické kontroly, aby tak zajistily, že rozhodnutí o výdajích jsou v nejlepším zájmu jejich organizace. Dnes však existuje stále rostoucí počet externích vlivů, které vyžadují zvážení dalších aspektů týkajících se dodržování předpisů. Ať už se jedná o nedávné zavedení obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) nebo jiných zákonů o boji proti úplatkářství, modernímu otroctví nebo o povinnost ohlašovat platební podmínky, stále roste počet nároků týkajících se dodržování předpisů, které nákupní a finanční oddělení musí brát v úvahu.

Výzvu pro všechna finanční oddělení představuje fakt, že nové legislativní změny platné pro digitální prostředí, jako je například GDPR, byly zavedeny do pracovního prostředí, které stále často spoléhá na pracovní postupy založené na tradičních papírových metodách. Ve skutečnosti 66 %[1] finančních pracovníků uvádí, že jsou na papírové dokumenty odkázáni více než jakékoli jiné oddělení ve firmě.

Bez ohledu na to, zda je finanční oddělení plně automatizované, nebo na křivce digitální transformace zaostává, je efektivní nákup zboží a služeb nedílnou součástí fungování jakéhokoli podniku. Dodržování právních předpisů by tak samo o sobě nemělo a nesmí tomuto procesu bránit. Mělo by jednoduše zabezpečovat průběh nákupu, což by celý proces posílilo a zajistilo bezpečnost všem zúčastněným stranám.

Person looking at map on mobile phone

Třícestné párování

Problematika novodobého nákupu je tedy značně komplikovaná. Princip efektivního nákupu však lze rozčlenit do třífázového procesu. Tento proces, jež představuje způsob, jak týmy zabývající se závazky či financemi zajistí, aby byla platba úplná a přesná, se zaměřuje na prověření tří důležitých dokumentů, které jsou součástí nákupního procesu. Proces rovněž představuje kompletní řetězec odpovědnosti, přičemž upozorňuje na případné nesrovnalosti, aby tak firmy zabránily nadměrným výdajům či placení za nedodané položky nebo služby.

Proces třícestného párování faktur se jednoduše zakládá na párování informací z nákupní objednávky, potvrzení o přijetí zboží a faktury. Kdybychom tuto práci dělali ručně, mohlo by se jednat o poměrně zdlouhavý proces, což je důvodem, proč se mnoho podniků rozhoduje tento proces automatizovat, aby zkrátily dobu potřebnou k vyřízení závazků a získaly cenné poznatky o dodávkách a cenách dodavatelů.

Efektivní zajištění dodržování předpisů

Pro spoustu organizací je úspěšné dodržování právních předpisů pro příslušné odvětví více než jen povinnost. Představuje pro ně sílu procesu, která hraje zásadní roli v dosažení efektivity. Díky zavedení digitálních a procesních automatizačních technologií může být nákupní proces nejen efektivnější a transparentnější, ale také zajistí zvýšení osobní odpovědnosti a zabezpečení.

Dodržování nařízení a předpisů by mělo být impulsem k lepšímu rozhodování v celém nákupním procesu, a jelikož podle tvrzení organizace Chartered Institute of Procurement & Supply některé organizace utratí více než dvě třetiny výnosů za nákup, mohou mít i malá zlepšení procesu významný dopad nejen na finanční oddělení, ale na celý podnik.

Zjistěte, jak ve svém podniku dosáhnout transparence, odpovědnosti a bezpečnosti

Související řešení

Prozkoumat podrobněji

Zjistěte, jak držet krok s dodržováním předpisů

Poraďte se s naším týmem

  • Canon
  • Firma
  • Tipy pro nákupní oddělení na zajištění souladu s legislativou