Převezměte kontrolu nad důležitými záznamy a dokumenty

Informace v podobě podnikových dokumentů a záznamů představují jedny z nejdůležitějších strategických a provozních aktiv organizace. Efektivní správa těchto aktiv je rozhodující pro efektivní řízení podniku, řízení rizik, ochranu reputace a strategické rozhodování. Dosažení odpovídající kontroly je však pro mnoho společností obtížné, protože nemají zavedeny efektivní zásady a postupy pro správu kritických podnikových záznamů a dalších podnikových dokumentů. V důsledku toho pak ztrácejí drahocenný čas na vyhledávání potřebných informací, riskují penalizaci a ztrátu dobrého jména společnosti z důvodu nedodržení legislativních předpisů ohledně udržování záznamů, některé záznamy uchovávají zbytečně dlouho, vynakládají značné prostředky na jejich ukládání a až příliš často nejsou schopny dostatečně ochránit důležité informace před ztrátou nebo zničením.

To vše je ještě dále komplikováno skutečností, že většina manažerů těchto podniků nemá odpovídající odborné znalosti z oblasti správy záznamů a pro většinu společností to ani nepatří mezi klíčové kompetence. A to je důvod, proč se organizace obracejí na Canon Business Services (CBS): aby využily našich mnohaletých zkušeností s profesionální správou záznamů k zavedení osvědčených postupů a dosažení významných výhod pro podnik. Využitím našich schopností mohou organizace ušetřit čas, prostředky i náklady, a snížit nároky na školení pro interní zavedení efektivních programů správy záznamů.

CBS nabízí plný sortiment služeb pro správu záznamů a dokumentů včetně:

• Návrhu a implementace klasifikace záznamů pro správu elektronických i fyzických záznamů.
• Školení personálu na osvědčené postupy v oblasti správy záznamů a dokumentů.
• Správy záznamů u zákazníka podložené desetiletími odborných zkušeností a bohatou nabídkou technologických možností.
• Osvědčených metodologií Six Sigma pro řízení kvality, které zaručují, že organizace dosáhne požadovaných podnikových výsledků

Informujte se o odbornosti Canon Business Services v oblasti správy záznamů a dokumentů.

Mnoho společností je pod soustavným tlakem na zvyšování výkonnosti podniku, a tak se snaží zvyšovat efektivitu a snižovat náklady procesů pro správu dokumentů. Canon Business Services (CBS) je organizace Six Sigma. Používáme metodologii Six Sigma a kvalitní nástroje k měření a průběžnému zlepšování výsledků provozů správy dokumentů našich klientů. Naši školení specialisté monitorují outsourcované dokumentové procesy, aby odhalili a eliminovali plýtvání a nedostatky.

Mezi klíčové komponenty naší koncepce patří:

Dohody o kvalitě služby (Service Level Agreements – SLA) – Každý důležitý proces je rozdělen na měřitelné činnosti, které lze kvantifikovat z hlediska rychlosti, kvality a přesnosti. Úzce spolupracujeme s našimi klienty, abychom identifikovali tyto činnosti a mohli nastavit cílové ukazatele. Klienti se mohou spolehnout na to, že výkonnost se bude měřitelně zvyšovat.

Nástroje Six Sigma a průběžné zlepšování – Six Sigma znamená zavedení strategie založené na měření, která se zaměřuje na zlepšování procesů a minimalizaci odchylek. Jedná se o 1) strukturovanou koncepci založenou na datech, jejímž cílem je zvýšit kvalitu na straně klienta a 2) měření našich procesů a kapacity produktů. Six Sigma a nástroje pro standardizaci kvality nám umožňují sledovat naši výkonnost a porovnávat výsledky s požadavky klienta, takže můžeme proaktivně řídit naše operace.

Školíme naše zaměstnance tak, aby byli schopni:

• Sbírat data a aplikovat efektivní nástroje pro řízení kvality odpovídající specifickým projektům.
• Identifikovat, měřit a zlepšovat úrovně Six Sigma.
• Vnímat názory klienta (VOC – voice of the client) a zohledňovat je v projektu.
• Analyzovat faktory nepřinášející hodnotu a eliminovat je.
• Vyvíjet a implementovat řešení založená na skutečnostech a kontrolní mechanismy.

Výhody pro klienty – naši klienti mají přístup do systému specificky navrženého tak, aby umožňoval řešení reálných situací, které mohou nastat v procesu správy výkonnosti v outsourcingových vztazích. Rychlá, přesná a smysluplná identifikace klíčových podnikových činností podporuje zlepšení výkonnosti a zúčtovatelnosti. 

Obchodní záznamy hrají významnou roli při tvorbě strategických rozhodnutí, výkaznictví pro účely auditu, ochraně práv vyplývajících z kontraktů, vývoji produktů, poskytování služeb apod. Společnosti potřebují efektivní strategie a programy pro správu záznamů, aby se mohly na tato informační aktiva spolehnout, produkovat je dle potřeby a chránit je v průběhu celého životního cyklu dokumentů.

Chápeme, že je třeba mít zavedeny efektivní podnikové strategie k zajištění správy informačních aktiv v souladu s přísnou legislativou v celém širokém spektru nařízení a norem. Splnění těchto náročných požadavků je obtížné minimálně ze dvou hlavních důvodů: podniková prostředí jsou stále složitější a ve většině organizací nepatří odbornost v oblasti správy záznamů ke klíčovým kompetencím. Canon Business Services pomáhají podnikům překonat tyto i další související problémy. Nabízíme rozsáhlé zkušenosti se správou záznamů a pokročilé technologie, díky kterým lépe zajistíte legislativní shodu, omezíte rizika a optimalizujete požadavky na ukládání fyzických i elektronických záznamů.

Naše programová řešení správy záznamů tvoří následující klíčové komponenty:

Posouzení a konzultace – využívá posouzení potřeb v oblasti záznamů (Records Needs Assessment – RNA) k analýze aktuálního stavu procesů a postupů a k doporučení změn k překlenutí propastí mezi aktuálním stavem a požadovaným stavem založeným na osvědčených postupech. Posuzuje a konzultuje zásady a postupy v oblasti záznamů, plány pro nakládání se soubory, plány pro případ zotavení po havárii, audit i školení zaměstnanců a skartaci dokumentů.

Klasifikace záznamů – navrhuje a implementuje systém klasifikace záznamů.

Uchovávání a likvidace – tvorba rozvrhu uchovávání záznamů; inventarizace stávajících záznamů a doporučení; pořizování a likvidace záznamů dle potřeby a bezpečná skartace dokumentů na konci jejich životního cyklu.

Správa elektronických záznamů – dohled nad výběrem dodavatelů a správa; zajištění sledování ověření autentičnosti i systémů na vyhledávání, uchovávání a archivaci dokumentů.

Správa fyzických záznamů – zřízení centrály záznamů pro bezpečný přístup k fyzickým dokumentům; implementace čárových kódů, RFID značení/e-sledování a postupů pro kontrolu oběhu, uchovávání, vyhledávání a archivaci.

Zpracování obrazu a zachytávání dat – poskytování služeb a technologií pro konverzi papírových dokumentů na elektronické, a to na místě u zákazníka i externě, včetně odbornosti v oblastech jako skenování/kódování/OCR a dohledávání dokumentů.

Správa výkonnosti – využití metodologií řízení kvality Six Sigma; využití našich řešení MAX pro řízení výkonnosti podniku k měření výsledků a na podporu průběžného zlepšování.

• Optimalizujte dokumentová workflow a snižte náklady
• Dosahujte provozní dokonalosti podnikových procesů
• Znatelně zlepšete výkonnost podnikových procesů
• Převezměte kontrolu nad shodou záznamů a riziky