Profesionální produkty

Therefore

Co je to správa dokumentů?

Kde vaši zaměstnanci uchovávají dokumenty a jakým způsobem tyto dokumenty vyhledávají?

  • Většina uživatelů pracuje se strukturou složek systému Windows – dobrá a logická struktura, kterou ovšem různí lidé využívají různým způsobem v závislosti na svých individuálních předvolbách.
  • Dále se často používají schránky příchozích e-mailů – opět individuálně přizpůsobená struktura složek, často odlišná od struktury systému Windows.
  • Fyzické kartotéky. Ty mohou být individuální nebo mít konkrétní strukturu pro potřeby oddělení či celé společnosti. I tehdy se ovšem jejich struktura liší v závislosti zaměstnancích nebo odděleních, která je používají. –
  • Paměťová zařízení USB Stick, která lze používat pro osobní zálohy či přenos dokumentů do jiných umístění úložišť.

Často jde o všechny čtyři uvedené případy, z nichž každý obsahuje část informací, které mohou, ale nemusí být aktuální. Výsledkem je velmi nejistá situace, kdy jsou vaše dokumenty vystaveny rizikům ztráty, neautorizovanému přístupu, krádeži nebo zničení.

Problém pramení ze dvou příčin:

  • Hierarchická stromová struktura. Přestože jde o jasný a logický způsob ukládání dokumentů, každá hierarchie je jiná, protože práce jednotlivých lidí se liší a navíc každý člověk přemýšlí jiným způsobem. Když se tyto systémy rozrostou a obsahují informace od více než jednoho člověka, vznikne velký problém.
  • Když lidé duplikují dokumenty, aby měli jejich kopii ve struktuře každého úložiště, například v e-mailu, na místním disku, síťovém disku či paměťovém zařízení USB Stick, je obtížné mít přehled o nejnovější verzi.

Řešením je opustit hierarchickou stromovou strukturu a položit si místo toho dvě otázky:

  • O jaký druh dokumentu se jedná?
  • Jak by se daly dokumenty označit, abyste je mohli identifikovat?

Pokud chcete například uložit smlouvu, můžete ji označit přímo prostřednictvím displeje multifunkčního zařízení předtím, než ji uložíte do systému Therefore pro správu dokumentů. Podobně lze dokumenty označovat z téměř libovolné aplikace.

Tato označení efektivně nahrazují potřebu vytvářet jakékoli hierarchické struktury a navíc již není potřeba dokumenty duplikovat, protože každý s přístupovými právy má možnost vyhledat příslušný dokument v centrálním umístění úložiště. Nyní máte pouze jediné umístění pro ukládání, vyhledávání, distribuci a zabezpečení dokumentů.

V tom v podstatě spočívá půvab Systému pro správu dokumentů. To ale zdaleka není vše z toho, co tento systém umožňuje. Dále nabízí:

  • pracovní procesy s dokumenty
  • archivaci e-mailů
  • dávkové skenování
  • zabezpečení dokumentů
  • automatický záznam výstupu dokumentů z informačních systémů
  • zabezpečená média pro ukládání v případě katastrof

Společnost Canon si uvědomuje, že problémy se správou dokumentů nemohou být způsobené pouhou absencí softwaru pro správu dokumentů, situace je daleko komplexnější.

  • Vedení společnosti by mělo mít jasnou představu o nakládání s informacemi
  • Je nutné jasně definovat a projednat odpovědnosti jednotlivých zaměstnanců
  • Musejí být jasně definovány procesy ve společnosti
  • Je nutné analyzovat stávající strukturu hardwaru a softwaru

Společnost Canon vám může pomoci všechny tyto oblasti definovat a nalezne společně s vámi řešení pro správu dokumentů ušité vašim požadavkům na míru. Řešení Canon dokáže vaše data spravovat ještě efektivněji.

Výsledek: Naši obchodní konzultanti zanalyzují všechny důležité oblasti a vyvinou komplexní řešení – zohlední nejen softwarové aspekty.

Zanalyzujeme vaše stávající a definujeme nové procesy, které vám v budoucnosti pomohou pracovat výrazně efektivněji. Vedle toho vám pomůžeme při implementaci nového řešení a poskytneme kontinuální podporu Live Systému.

Nejprve začneme implementací „quick wins“, při tom však neztratíme z očí komplexnost situace, podle hesla „Mysli na celek, dělej maličkosti“.
Řešení lze implementovat nejprve v jednom oddělení a následně jej rozšířit do celé společnosti.

spacer
					image
Ke stažení
Brožura Therefore [PDF, 1.8 MB]
Další informace
Proč si vybrat Therefore™?
Škálovatelnost systému Therefore™
Komponenty systému Therefore™
Funkce systému Therefore™
Integrace systému Therefore™
Therefore™ TV