Odstranění neprostupnosti informačního kanálu

Neprostupnost informačního kanálu. Mohou se s ní setkat všechny podnikové procesy, ale kupodivu toho někdy více vypovídají o IT oddělení než o týmu, který je obviňován ze zpomalování společnosti.

Jak? Podnikový proces bude ve většině případů vyžadovat více vstupů k zadávání dat a více interakcí s několika týmy. Podívejte se na libovolný formulář nebo žádost o opatření, když cestuje vaším IT systémem, a uvidíte, že digitalizované dokumenty obsahují odlišná pole, která musejí vyplnit různá oddělení.

Například téměř jakýkoli dokument týkající se zaměstnance bude vyžadovat údaje z personálního systému. A žádost zákazníka může vyžadovat kombinaci informací z marketingového oddělení, oddělení prodeje a finančního oddělení a podnikových nástrojů CRM.

Jako v každém řetězu může jeden slabý článek pozastavit celý proces. Tým, který za ním stojí, si nemusí uvědomovat problémy, jež způsobuje ostatním. Proto, když si IT oddělení všimne neprostupnosti informačního kanálu, jeho obvyklou radou je požádat lidi na oddělení, v jehož rámci dochází ke zpomalení systému, o vysvětlení, co je špatně. Pokud však, což je pravděpodobné, tento problém způsobuje nedostatečný tok dat z jiné části organizace, nejspíše nebudou schopni nijak pomoci.

Dobrou zprávou je, že IT oddělení dokáže pomoci s odstraněním neprostupnosti informačního kanálu. Má povinnost stát nad jednotlivými týmy a rozumět procesům, které v organizaci probíhají, nebo alespoň do této role jmenovat někoho, kdo bude schopen mapovat spletitosti všech různých procesů.

Jak je hledat

Je lákavé si představit, že hledání neprostupnosti informačního kanálu v organizaci bude znamenat pouze zadání několika modelových žádostí a následné sledování, kde narazí na zádrhel. Přesnou lokalizaci problému bohužel znesnadňuje složitá povaha zdánlivě rutinních, přesto nesmírně důležitých úkolů. Jedinou cestou je získat detailní přehled nebo zajistit, aby spolu různé sady dat interagovaly, a tím došlo k dokončení procesu.

Také tu je jeden zcela očividný problém. Velká část jakéhokoli podnikového procesu vyžaduje ruční manipulaci a zadávání dat, což může identifikaci a odstranění neprostupnosti informačního kanálu ještě více zkomplikovat.

Řada organizací se může rozhodnout pro využití konzultantů, kteří mohou pomoci CIO s mapováním a řízením komplexních a propletených toků dat. IT oddělení tak může získat kontrolu nad procesy. Toto není jen technické cvičení, i když pochopit komplexní systémy je důležité. Zahrnuje také průzkum mezi zaměstnanci na různých odděleních s cílem zjistit, jak pracují a co je podle nich potřeba zlepšit.

Nový pohled může přispět ke zjednodušení procesů a odhalování zádrhelů v systému a potenciálně přinést nové nástroje ke kontrole a správě jednotlivých podnikových procesů.

Jak je odstranit

Nalezení způsobu, jak stanovovat prioritu důležité práce, je klíčovým prvním krokem k prevenci neprostupnosti informačního kanálu a umožňuje společnosti přejít od řešení interních problémů k soustředění se na zákazníka.

Například faktura, splatná až za měsíc, je zcela zřejmě mnohem méně důležitá než dokumentace k vyřízení hypotéky pro právě se stěhující osobu. Když budou organizace vědět, jak stanovovat prioritu dokumentů a procesů, zajistí prostupnost informačního kanálu, protože veškeré práci nebude přidělována stejná naléhavost. Tak zamezíte IT „dopravním zácpám“, kterými neprojedou „sanitky“.

V takovém prostředí mohou CIO a jejich týmy vystoupit do popředí a poskytováním lepších služeb pomáhat s plněním potřeb podniku. IT oddělení musí přijmout odpovědnost a nenechávat každého „majitele“ jednotlivých sad dat, aby „vyžehlil“ své problémy.

„Majitelé“ si totiž nemusejí uvědomovat, že tyto problémy způsobují. IT oddělení musí převzít kontrolu nad tokem dat ve vaší organizaci a zajistit, aby byl k dispozici někdo, kdo má celkový přehled a dokáže přesně určit, kde se mohou vyskytovat problémy.

Odstranění neprostupnosti informačního kanálu musí být prioritou CIO organizací, které se snaží získat konkurenční výhodu tím, že nabídnou rychlejší služby než konkurence, vyřídí objednávky o den rychleji než nejbližší konkurent nebo zajistí, že účty budou aktuální, a nezpůsobí problémy svým zaměstnancům, smluvním partnerům a dodavatelům.

Prvním krokem k tomu je přijetí odpovědnosti, nikoli obviňování ostatních týmů.