To je jeden z důvodů, proč se ochrana osobních údajů každoročně posouvá výše na programu institucí, vlád a organizací v celé Evropě. Rozsah hrozby se exponenciálně zvětšil.

Naše nová zpráva týkající se výzkumu správy informací odhalila, že pracovníci s rozhodovací pravomocí v oblasti IT (ITDM) se potýkají s častým narušením bezpečnosti a porušováním předpisů, v důsledku čehož čtyři z pěti pracovníků hlásili v loňském roce problémy se zabezpečením. A to navzdory faktu, že na problematice zabezpečení informací a dodržování předpisů tráví více času než před pandemií.

Vyvstává tedy otázka: nebyli ti, kdo se v organizacích každodenně podílejí na zabezpečení informací a dodržování předpisů, poněkud zaskočeni?

V tomto článku se podíváme na důvody, proč je role pracovníků ITDM nyní obtížnější a jak jim automatizace usnadní správu zabezpečení informací a dodržování předpisů.

Kybernetický zločin je velký byznys. Podle předpovědí stál v roce 2024 kybernetický zločin svět 9,5 bilionu dolarů, avšak v roce 2015 to byly jen 3 biliony dolarů¹. V posledních letech k němu přispěla rychlá digitalizace, protože stále více činností organizací, jako jsou HR a finanční reporting, se přesouvá na internet.

Aby se tento problém vyřešil, zavádí EU nové regulační rámce. Například směrnice NIS2 přinese více průmyslových odvětví do působnosti stávajících právních předpisů². To bude vyžadovat, aby mnoho dalších organizací v Evropě prokázalo vyšší standardy dodržování předpisů.

Tuto oblast si společnosti nemohou dovolit ignorovat. V roce 2023 byly v EU uloženy pokuty ve výši přibližně 2,1 miliard eur za porušení obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)³.

Na organizační úrovni je dodržování předpisů složitější, protože rozšiřování práce na dálku a v hybridním režimu znamená, že se stále více citlivých údajů dostává mimo zdi kanceláře, což vede ke vzniku výzev v oblasti ochrany soukromí a bezpečnosti. Protože mnoho lidí nemusí vždy dodržovat standardy dodržování předpisů v oblasti zabezpečení informací, představuje tohrozbu pro zabezpečení cloudu a může to vést k narušení dat a kybernetickým útokům.

Proto není divu, že v našem průzkumu mezi pracovníky ITDM byla hlavní výzva. 60 % respondentů ji uvedlo mezi třemi nejvýznamnějšími. Dochází k odčerpávání velké části jejich energie: polovina pracovníků ITDM nám řekla, že zabezpečení informací jim zabírá značnou část dne. Mnoho společností se proto snaží těmto problémům předcházet dříve, než nastanou.

Když se podíváme na specifické problémy pracovníků s rozhodovací pravomocí v oblasti IT týkající se bezpečnosti informací a dodržování předpisů, je zřejmé, že hybridní a vzdálené pracovní modely vytvořily nová rizika v oblasti dodržování předpisů a narušily schopnost organizací chránit důležité informace.

V dohledné budoucnosti bude hybridní pracovní prostředí normou pro většinu kancelářských organizací. 74 % profesionálů v Evropě očekává, že se práce na dálku stane standardem⁴, což vytváří výzvy týkající se bezpečnosti informací.

Pracovníkům ITDM to však způsobuje bolesti hlavy. Zaměstnanci často používají webové služby nebo technologie třetích stran, které jejich společnost nepovoluje. Také nevědí, zda zaměstnanci používají k manipulaci s citlivými údaji svá vlastní zařízení a proto nevidí, jaké dokumenty jsou sdíleny a s kým. Zkrátka nemají potřebný přehled a kontrolu.

Když jsme se pracovníků ITDM zeptali, jak chtějí hybridní pracovní prostředí zlepšit, 43 % z nich chtělo lepší přehled o používání softwaru zaměstnanci a 42 % chtělo mít větší kontrolu nad tím, jak zaměstnanci přistupují k procesům dodržování předpisů. Na oplátku doufáme, že toto úsilí sníží obtížnost výzev týkajících se zabezpečení údajů a zajistí, že zaměstnanci budou dodržovat předpisy i při práci na dálku.

Je zde jasný zájem o praktická řešení pro zabezpečení informací a dodržování předpisů, která vyhovují potřebám dnešních organizací.

Naše zpráva ukazuje, že mnoho pracovníků ITDM podniká konkrétní kroky ke zvýšení kybernetické odolnosti svých organizací a usnadnění sledování dodržování předpisů. Potvrzuje to naše doporučení zákazníkům, že cesta k většímu přehledu a kontrole je dlážděna automatizací.

Manuální procesy dodržování předpisů spoléhají na to, že si zaměstnanci zapamatují, kdy přistupují k informacím a kdy je upravují, sdílejí nebo odstraňují. Tyto procesy mohou být náchylné k chybám a není vždy snadné je při auditu prokázat. 36 % pracovníků ITDM tvrdí, že mají podezření nebo si jsou vědomi toho, že zaměstnanci vždy nedodržují pravidla pro dodržování předpisů, což může představovat hrozbu pro bezpečnost údajů.

Díky automatizaci některých aspektů manipulace s informacemi pomocí digitální správy dokumentů mohou pracovníci ITDM snadno sledovat pohyb dokumentu v organizaci. Tím je zajištěn plynulý a bezpečný tok informací bez nebezpečí, že by se dostaly do nesprávné schránky.

53 % pracovníků ITDM má přístupová práva přidělována automaticky, což zajišťuje, že neschválení zaměstnanci nemají k citlivým dokumentům vůbec přístup. 51 % má automaticky aplikované časové rámce uchovávání dat, aby se zajistilo odstranění citlivých dokumentů v souladu s nařízením GDPR.

Zbývá však ještě velký kus práce. Když jsme se zeptali pracovníků ITDM, jaké procesy mají k dispozici pro kontrolu konkrétních funkcí dokumentů, od přístupových práv po indexování, i ty nejčastěji implementované byly stále zavedeny přibližně pouze polovinou dotázaných organizací.

Nejde o to, že by pracovníkům ITDM chyběla vůle k pokroku na cestě k automatizaci. Hodnota automatizace je zřejmá všem, kteří si ji osvojí, protože prakticky všichni pracovníci ITDM s alespoň jedním automatizovaným procesem tvrdí, že z ní mají užitek.

Jak je však uvedeno v naší zprávě, na cestě mezi prvními fázemi zavádění automatizace a pokročilou automatizací pracovních postupů existují významné překážky. Překonání těchto výzev odemkne další vlnu automatizace a pomůže překonat výzvy v oblasti bezpečnosti informací.

Tempo technologických změn je v posledních letech ohromující. Role pracovníků ITDM je plná příležitostí. Nabízí jim možnost vést své organizace do budoucnosti automatizace.

Z tohoto pohledu by výzvy v oblasti zabezpečení informací, kterým ITDM čelí, mohly být katalyzátorem potřebným k urychlení širšího rozšíření automatizace a změny způsobu, jakým organizace informace zpracovávají.

Nástroje budoucnosti pro správu informací už jsou zde. Většinu organizací však čeká ještě dlouhá cesta, než je budou moci s jistotou využívat k posílení svého provozu a přidání nové hodnoty.

Pracovníci ITDM musí připravit své organizace na budoucnost zavedením automatizace a dalším posunem na cestě za digitální vyspělostí. K tomu potřebují nalézt správného partnera, který jim umožní zavést robustní opatření v oblasti bezpečnosti a dodržování předpisů, které bude připravené pro nadcházející roky.

Stáhněte si naši zprávu a seznamte se s nejčastějšími problémy v oblasti zabezpečení informací a dodržování předpisů a zjistěte, proč většina organizací nevyužívá svůj potenciál automatizace.