ČLÁNEK

Jak udržet a zrychlit produktivitu v hybridním pracovním prostoru

Zjistěte, jak v hybridním pracovním systému maximálně zefektivnit procesy, od obnovení smlouvy se zákazníkem po schválení dodavatelské faktury.

Jak udržet a zrychlit produktivitu v hybridním pracovním prostoru

Lidé, kteří společně pracují na noteboocích ve velké kanceláři

Chcete, aby měly vaše týmy vždy přístup k systémům, ať už se nachází kdekoli?

V minulosti byla fráze „kancelářští pracovníci“ zkratkou nejen pro prostředí, ve kterém lidé pracovali, ale také pro typ práce, kterou dělali – byla závislá na informacích a v posledních dvou desetiletích probíhala prostřednictvím počítačů.

V posledních letech prošel koncept kancelářské práce dalším vývojem. Organizace se nevážou na jedno místo, ale stále častěji umožňují zaměstnancům pracovat kdekoli za předpokladu, že jsou stále produktivní.

Mnoho našich zákazníků se dlouhodobě přiklání směrem k tomuto hybridnímu pracovnímu modelu, který kombinuje několik typů pracovního prostoru: Od centrálního nebo satelitního firemního centra přes domovy zaměstnanců a sdílené pracovní prostory až po vlakové kupé nebo odletovou halu při cestování.

Hybridní práce je stále běžnější a s tím se mění i otázka na rtech lídrů IT: místo toho, jak umožnit práci mimo kancelář, se nyní zabývají tím, jak ji optimalizovat a dosáhnout co nejvyšší produktivity.

Níže se podíváme na čtyři často kladené dotazy organizací, které chtějí udržovat a urychlit produktivitu v hybridním pracovním prostředí, a vysvětlíme, jaké řešení jim může společnost Canon nabídnout.

Mnoho našich oddělení se při svých každodenních pracovních postupech stále spoléhá na papír. Ztíží to adaptaci na hybridní model?

Je běžné, že jsou společnosti závislé na papírových dokumentech. To však neznamená, že je přechod na hybridní pracovní model nemožný, jej může být složitější.

Přechod na výhradně digitální model nemusí proběhnout okamžitě, ale je zásadní optimalizovat závislost na tisku v průběhu času. Nejen, že tím usnadníte práci týmů z jiných míst, ale také to povede ke snížení nákladů – finančních i ekologických.

Ve společnosti Canon máme odborné znalosti v oblasti správy a integrace složitých pracovních postupů s dokumenty, které kombinují papírové a digitální procesy. Chápeme, že většina organizací je na cestě k digitalizaci, a my vám při ní můžeme pomoci. Bez ohledu na rovnováhu, která ve vaší organizaci panuje, vám můžeme v rámci procesu přizpůsobování na hybridní model poskytnout podporu ušitou na míru.

Jak můžeme zajistit, aby mohly týmy, které používají pracovní postupy založené na papírových dokumentech, stále efektivně pracovat i po přerozdělení týmů?

I když v určitých hodinách může být stále potřeba mít v centrálním místě určitý počet zaměstnanců, žádný zaměstnanec by neměl být omezen tisknout nebo skenovat.

Ve společnosti Canon nabízíme hardware navržený pro každý typ pracovního prostoru, včetně kompaktních zařízení pro práci z domu a výkonných multifunkčních zařízení určených pro vytížené kanceláře. Naše zařízení jsou vybavena integrovanými možnostmi připojení, které umožňují týmům přístup k potřebným dokumentům i mimo kancelář.

Například s našimi zařízeními řady imageRUNNER ADVANCE DX C5800 lze dokumenty skenovat přímo do cílových umístění cloudových úložišť, jako je OneDrive a Dropbox, nebo do stávajících aplikací vašich pracovních postupů. Lze je také automaticky ukládat nebo kategorizovat podle softwaru pro strojové učení, což týmům usnadňuje sdílení dokumentů a aplikaci pracovních postupů na různých místech a zároveň snižuje chybovost při manuálním tisku.

Díky kompatibilitě s mobilními aplikacemi, jako je Print Business a uniFLOW Online Print & Scan od společnosti Canon, mohou zaměstnanci dokonce odesílat dokumenty k tisku nebo přijímat digitalizované dokumenty pomocí mobilního telefonu, takže i na cestách mohou pracovat efektivně.

Náš hardware kombinujeme s rozsáhlou sadou softwaru, která byla navržena tak, aby bezproblémově pracovala s našimi zařízeními. Řešení, jako je Spolupráce v cloudovém pracovním prostoru – automatizace procesů, poskytuje dokonalou správu dokumentů a službu spolupráce pro hybridní podnik. Jedná se o cloudovou platformu „nezávislou na umístění“, která umožňuje zaměstnancům okamžitě a odkudkoli vyhledávat dokumenty, bezpečně k nim přistupovat a zpracovávat je.

Víme, že automatizace procesů může podpořit produktivitu zaměstnanců, ale nesmíme zapomenout na rozpočet. Jaké automatizační aplikace bychom měli upřednostnit za účelem podpory distribuovaných pracovních sil?

Nejprve určete, jaké problematické části budou zavedeny do vašich pracovních postupů, pokud bude možné na nich pracovat mimo pracoviště. Automatizace procesů je opravdu užitečný nástroj pro převzetí nebo rozšíření opakujících se strukturovaných úloh. Při jeho zvažování do kontextu hybridní pracovní síly byste se měli zaměřit na automatizaci opakujících se úloh, které týmy musí obvykle spravovat na místě.

Společnost Canon má bohaté zkušenosti s podporou organizací při řízení těchto procesů. Naše technologie pomáhají snížit zátěž na zaměstnance, takže mohou efektivně pracovat na postupech a zároveň věnovat čas důležitějším úlohám.

Naše služba Spolupráce v cloudovém pracovním prostoru – automatizace procesů poskytuje předem konfigurované a automatizované pracovní postupy pro běžné obchodní aplikace, jako je správa smluv a zpracování faktur. Organizace, které nakupují naše zařízení, mohou okamžitě aktivovat digitální pracovní postupy přímo z nich, což pomáhá udržovat efektivní obchodní postup napříč různými místy.

Žena v červeném oblečení, která stojí u budovy, drží telefon a usmívá se.

Přechod na hybridní pracovní model znamená spoustu komplexních úloh pro náš tým IT. Jak se můžeme vyhnout tomu, abychom byli zachváceni další prací?

Správa IT není v rámci hybridního pracovního prostředí jednoduchá a je třeba zvážit mnoho aspektů, od zajištění přístupu týmů k jejich datům a dokumentům až po prevenci nových chyb zabezpečení.

Chcete-li, aby hybridní práce byla co nejefektivnější, je důležité zaujmout holistický přístup ke svým zdrojům IT. Zatímco vaše organizace může pracovat na několika místech, nejsou vzájemně nezávislé – vaše týmy s nimi musí bez problémů komunikovat a vzájemně se k nim připojovat. Přijetí nesystematického přístupu k IT, který spojuje nástroje a řešení, může způsobit nejednotné pracovní postupy a problémy s integrací, což vede k dalším zpožděním a složitým problémům.

S ohledem na to nejde jen o poskytování technologií, ale o poskytování technologií, které plynule spolupracují napříč různými místy. To je něco, co jsme vložili do srdce našich služeb pro digitální transformaci: ekosystém hardwaru, softwaru a služeb určených k podpoře efektivní práce odkudkoli. Tyto osvědčené technologie jsou navrženy tak, aby spolupracovaly a snižovaly komplikace a prostoje zaměstnanců a týmu IT.

Víme také, že správa skupiny zařízení může čelit problémům i za těch nejpříznivějších podmínek, ale může být obzvláště obtížná, když zařízení ani nejsou v prostorách společnosti. Náš cloudový software uniFLOW Online poskytuje jedinou platformu pro připojení všech pracovních míst. Prostřednictvím této platformy můžete centrálně spravovat svou skupinu – od oprávnění k zabezpečení uživatelů až po sledování využití tisku – bez ohledu na to, kde se zařízení nacházejí a odkud pracujete.

Plánování za účelem produktivity

Produktivita je neoddělitelně spjatá se ziskem organizace, a proto je na předním místě v seznamu priorit každého vedoucího. Mnoho organizací bude znepokojovat dopad, který může narušit jejich tradiční provozní model, na úroveň produktivity svých zaměstnanců.

Ale se správným partnerem a správným ekosystémem pro hybridní práci nemusíte jen udržovat „běžné podnikání“ – získáte příležitosti přehodnotit a optimalizovat stávající pracovní postupy a zvýšit produktivitu.

Investice do správného základu technologií nepomáhá pouze zlepšit hybridní práci tady a teď. Je důležité, abyste budoucnost své organizace vnímali jako příležitost k neustálé optimalizaci. Tento základ pomáhá IT týmům připravit organizaci na změnu, což usnadňuje budoucí vývoj a optimalizaci.

Komiksová ilustrace tří dospělých lidí z titulní strany Hybridního pracovního prostředí v akci

Hybridní pracovní prostředí v akci!

Zjistěte více podrobností o tom, jak může ekosystém technologií společnosti Canon zajistit produktivní hybridní práci pro vaši organizaci.

Související produkty a řešení

  • Muž a žena v kanceláři ukazují na obrazovku notebooku.

    uniFLOW Online

    Pokročilé řešení zabezpečeného tisku a skenování, které organizacím umožňuje prostřednictvím cloudu spravovat celé tiskové prostředí.

  • Pohled na budovu s kancelářemi.

    Řízené tiskové služby

    Ulehčete práci zaměstnancům, šetřete peníze a zabraňte zneužití dat při outsourcingu správy tisku.

  • Snímek zařízení řady imageRUNNER ADVANCE DX C5800.

    Řada imageRUNNER ADVANCE DX C5800

    Spravujte a zpracovávejte dokumenty rychleji a bezpečněji pomocí našich pokročilých inteligentních barevných multifunkčních zařízení pro formát A3.

  • Prozkoumat podrobněji

  • Ilustrace osoby s umělou inteligencí

    Služby pro digitální transformaci

    Řiďte svou digitální transformaci vpřed bez ohledu na to, odkud právě pracujete

  • Snímek modrých čísel představujících zabezpečení

    Správa zabezpečení informací v hybridním pracovním prostoru

    Získejte základní tipy pro bezpečnou správu dat se společností Canon bez ohledu na to, kde se vaši zaměstnanci nacházejí

  • Žena, která pracuje na dálku pomocí tabletu

    5 tipů pro zlepšení provozu společnosti

    Vytvořte si strategii díky tomuto seznamu základních úkolů, od přeplánování každodenních pracovních postupů až po přechod do cloudu

  • Promluvte si s námi o tvorbě produktivního hybridního prostředí