Článek

Tipy pro vedoucí IT oddělení: Jak jednoduše zajistit efektivitu hybridní práce

Tipy pro vedoucí IT oddělení: Jak jednoduše zajistit efektivitu hybridní práce

Canon Camera
Minulý rok byl náročný pro manažery IT po celém světě. Nikdo nemohl předvídat náhlé a drastické změny IT strategie, které organizace musely implementovat. Ačkoli se způsob naší práce měnil i v minulosti, pandemie tento pozvolný vývoj popohnala raketovou rychlostí. To, co mohlo být stabilním tříletým plánem postupné digitální transformace, se náhle změnilo v „okamžitou revoluci“.

Za posledních 30 let jsme se rozloučili s kancelářemi pro jednotlivce, kancelářskými kójemi a v poslední době i s prací od 9 do 5 hodin a dokonce také s myšlenkou kanceláře jako takové. Dokonce i před pandemií byl patrný zrychlující trend směrem k práci z domova a mobilní práci, kdy zaměstnanci chtěli mít možnost efektivně pracovat v kanceláři, ve sdíleným prostorách, doma nebo v jiné místní pobočce. Na začátku pandemie se však nutnost a rychlost transformace ještě více prohloubila, protože mnoho podniků se zavázalo k dlouhodobé politice distribuované práce na dálku.

V důsledku těchto změn se úloha vedoucího IT vyvinula v něco, co bychom mohli nazvat architektem informací. Nyní odpovídají na složité otázky, například:
  • Jak bude probíhat tok informací v podnikových procesech a aplikacích, když zaměstnanci budou na různých místech? 
  • Jak můžeme zajistit, aby byly informace na papírových dokumentech přicházejících do kanceláře digitálně přístupné zaměstnancům pracujícím na dálku? 
  • Jak můžeme zajistit bezpečný přístup k informacím z externích pracovišť a bezpečně s nimi nakládat?

Pro podporu tohoto nového modelu mobilní práce musely IT týmy přehodnotit technologie, které jsou základem jejich každodenní práce. Organizace potřebují takové procesy, které podpoří snadný tok informací bez ohledu na umístění. Pro mnoho lidí to znamená kompletně nový start a přechod od starší infrastruktury fungující na pracovišti k softwaru a službám poskytovaným prostřednictvím cloudu.
1. Udržování nenáročné infrastruktury

V minulosti jste jako IT tým mohli trávit spoustu času správou a údržbou infrastruktury na pracovišti. Ačkoli to nebylo dobré využití vašeho času, bylo v mnoha organizacích typické. Důsledky pandemie přinutily mnoho vedoucích pracovníků firem k přehodnocení běžných procesů, neboť neustálé návštěvy pracovišť během lockdownu jsou nejen nepraktické, ale znemožňují také dlouhodobou distribuovanou nebo hybridní práci. Tyto zkušenosti proto přispěly k tomu, že podniky usilují o omezení závislosti na infrastruktuře na pracovišti. Další z oblastí, která je nově pod drobnohledem, je správa ovladačů.

Správa ovladačů není široce diskutované téma, ale skutečnost je taková, že je pro IT týmy problematická i v případech, když jsou zařízení a uživatelé fyzicky na pracovišti. Hybridní práce její složitost jen zvyšuje. Práce v nových prostředích bude pravděpodobně znamenat investici do nových zařízení, která se lépe hodí do vzdálených umístění. A nová zařízení znamenají více práce pro IT oddělení, včetně nutnosti zajistit používání správného softwaru, ovladačů a nastavení zabezpečení.

Požadavky uživatelů se liší v závislosti na jejich roli, což má následně dopad také na správu ovladačů. Vzhledem k tomu, že stále více uživatelů chce připojovat svá vlastní zařízení, je řádná správa a nasazení ovladačů tiskáren ještě důležitější. Přechod na cloudové prostředí bez ovladačů vám nejen ušetří cenný čas při nastavování a aktualizaci vzdálených zařízení, ale také zajistí, aby vaše firma nemusela nakupovat další místní infrastrukturu.

2. Centralizovaná správa skupin zařízení

Přechod ke cloudové správě zařízení má také další výhody než jen lepší podporu vzdálené správy infrastruktury. Přináší centralizovanou správu, která umožňuje získání lepšího přehledu a usnadňuje správu a údržbu skupin vašich zařízení pro tisk a skenování.

Možná se například nedozvíte o problémech, jako je nízká hladina toneru, uvíznutí a další chyby, dokud je zaměstnanec sám neoznámí, ovšem v tom okamžiku už ho problém omezuje při práci. Když je zařízení v 50 kilometrů vzdálené domácí kanceláři zaměstnance, diagnostika a náprava problému je ještě obtížnější. Může to dokonce znamenat, že zařízení bude delší dobu mimo provoz. Pomocí cloudových nástrojů můžete sledovat celou skupinu zařízení a předvídat problémy, jako je výměna toneru, a zkrátit tak prostoje.

Centrální správa také umožňuje snadnější správu aktualizací. Pokud zařízení nejsou umístěna ve stejné místnosti, není možné aktualizovat každé zařízení samostatně. Díky cloudovému softwaru pro správu můžete jednoduše provádět nové aktualizace nebo zavádět nové funkce v rámci celé skupiny zařízení, aniž byste opouštěli svůj pracovní stůl. To je lepší pro vás i pro zaměstnance, kteří získají okamžitý přístup k nejnovějším verzím bez prodlení – což je zvlášť důležité, pokud jde o zabezpečení.

3. Bezpečný a efektivní tok informací

Tím se dostáváme k bezpečným a efektivním pracovním postupům. Jedna věc, na které se všichni shodneme, je fakt, že bezpečnost je na prvním místě. IT týmy však musí najít správnou rovnováhu mezi dostupností a ochranou. Zaměstnanci by měli mít přístup k potřebným dokumentům, aniž by při tom naráželi na ty dokumenty, ke kterým by přístup mít neměli. Zaměstnanci by však neměli mít snadný přístup za cenu snadného přístupu pro kohokoli, včetně osob jednajících s nekalými úmysly.

Cloudové systémy v tomto ohledu nabízejí mnoho výhod. Zaměstnancům umožňují snadný přístup k potřebným dokumentům odkudkoli. Zároveň však umožňují IT týmům snáze spravovat zabezpečení a nastavovat pravidla pro udělení a omezení přístupu uživatelů k umístění souborů na serveru.

Cloudová správa skupin zařízení navíc umožňuje tyto problémy řešit u zařízení pro tisk i skenování. Uživatelské profily a pracovní postupy můžete konfigurovat a spravovat centrálně, což usnadňuje nastavení pravidel pro přístup a správu informací.

V době, kdy vstupujeme do nové éry hybridní práce, se IT týmy budou stále častěji ocitat v roli „architekta informací“. Pro tuto roli bude ústřední poskytování nástrojů a technologií umožňujících efektivní a bezpečnou práci odkudkoli. Cloud sice již možná je součástí plánů vaší organizace, ale pro tento úkol bude nezbytný, zejména pokud jde o správu skupin zařízení. Nejde však jen o nutnost, ale také o příležitost pro obecné zlepšení správy skupin zařízení, která vám pomůže zlepšit provozuschopnost a zajistit bezpečnost vašich zaměstnanců.

Zjistěte více o tom, jak bude vypadat budoucnost IT za 10 let.

Související produkty a řešení

Nejste si jisti, které produkty potřebujete pro své podnikání?