TIPY PRO TISK

8 způsobů, jak zajistit bezpečný tisk při použití tiskáren Canon

Ať už pracujete v kanceláři nebo doma, zjistěte, jak můžete využít funkce tiskáren Canon PIXMA a MAXIFY a zajistit bezpečný tisk a ochranu citlivých nebo důvěrných informací.
Tiskárna Canon MAXIFY je umístěna na stole v kanceláři. V pozadí snímku si povídá skupina lidí.

Základním požadavkem moderního pracovního prostředí je řešení zabezpečeného tisku. Touha po hybridní práci a smysluplnějších mobilních řešeních nadále klade požadavky na zabezpečení sítí a k nim připojených zařízení – včetně tiskáren.

Multifunkční tiskárna je i nadále srdcem kanceláře, ať už se používá k tisku faktur, kopírování smluv nebo skenování citlivých dokumentů. Umožnit přístup více uživatelům z různých míst je pro společnost pohodlné, ale zároveň zvyšuje rizika kybernetické bezpečnosti.

Jak tedy vytvářet tištěné kopie, když je potřebujete, a zároveň ochránit důvěrné informace a zajistit celkovou bezpečnost dat?

Jak vysvětluje Zubair Rahim, specialista na produktový marketing společnosti Canon Europe, nejnovější tiskárny Canon MAXIFYPIXMA jsou vybaveny řadou funkcí zabezpečeného tisku. „Pokud používáte některou z tiskáren řady MAXIFY GX, například modely pro domácí kanceláře GX4040GX3040 nebo modely pro malé kanceláře GX5040, GX6040GX7040, můžete si užít nejen vysokou výtěžnost, ale také vysoký stupeň zabezpečení tisku,“ říká Zubair.

Dodržování nařízení GDPR a dalších předpisů na ochranu osobních údajů po celém světě znamená, že společnosti jsou povinny zajistit zabezpečení a ochranu osobních údajů. Tiskárny jsou v tomto ohledu potenciálně zranitelné a existuje nebezpečí neoprávněného přístupu k důvěrným údajům. V nejnovějších tiskárnách společnosti Canon je zabudováno několik funkcí, které zvyšují zabezpečení tisku a snižují riziko porušení zabezpečení dat, i když to závisí spíše na procesech než na hardwaru, který společnost používá.

Zde upozorňujeme na klíčové kroky, které můžete podniknout, abyste zajistili zabezpečený tisk a ochranu citlivých dokumentů.

1. Zabezpečený tisk z cloudu a skenování do cloudu prostřednictvím služby Cloud Link

Uživatel skenuje dokument na tiskárně Canon MAXIFY. Jeden prst má u ovládacího panelu tiskárny.

Ukládání, přístup a správa dokumentů prostřednictvím cloudové služby jsou pro vzdálené pracovníky bezpečnější a jednodušší. Pomocí služby Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link lze přímo z tiskárny tisknout dokumenty ze služeb, jako jsou Google Drive™ nebo Microsoft OneDrive®, a skenovat je do nich.

Existuje mnoho rizik spojených se zachováním citlivých dat v počítači nebo notebooku. Zařízení by mohlo být odcizeno nebo by se někomu mohlo podařit neoprávněně do něj proniknout. Hardware ukládání dat by mohl selhat nebo se poškodit. Ukládání dat a dokumentů do cloudu poskytuje další vrstvu ochrany a umožňuje zabezpečený tisk a skenování do oblíbených cloudových služeb prostřednictvím služby Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

„Do služby Cloud Link se můžete přihlásit prostřednictvím obrazovky tiskárny, pokud je tiskárna obrazovkou vybavena, nebo pomocí aplikace Canon PRINT na smartphonu,“ vysvětluje Zubair. „Organizace mohou uchovávat dokumenty shromážděné na sdíleném účtu ve službách Google Drive™, Dropbox™, Evernote® a Microsoft OneDrive®, takže není nutné mít v místním úložišti více kopií.“

Aplikace Google Classroom™ je nyní také začleněna do aplikace Cloud Link, což učitelům a studentům umožňuje tisknout sdílené dokumenty a skenovat z tiskárny přímo do složky Google Drive.

2. Nastavte heslo správce

Tiskárna Canon MAXIFY je umístěna na stole vedle rozházených papírů.

Hardwarová opatření pro zabezpečení tisku, která jsou k dispozici u vybraných tiskáren Canon PIXMAMAXIFY, zahrnují možnost nastavit heslo správce a povolit přístup k obrazovce a funkcím tiskárny pouze oprávněným osobám.

Nastavit heslo správce je jednoduchou a pohodlnou možností, jak omezit neoprávněný přístup u síťových tiskáren Canon MAXIFY a PIXMA. Správce může na tiskárně nakonfigurovat až 20 oprávněných uživatelů, z nichž každému může být přiřazeno samostatné heslo. Bez hesla zůstane obrazovka zablokovaná. To pomáhá zajistit, aby tiskárnu nemohl používat ani s ní manipulovat jen tak někdo. „Jedná se o zvláště užitečnou bezpečnostní funkci tiskáren, které se nacházejí ve veřejném prostoru,“ upozorňuje Zubair. „Znamená to, že můžete provést všechna nastavení sítě Wi-Fi a LAN a vše uzamknout heslem správce.

„Také můžete nastavit rozsah činností uživatelů, kterým je umožněn přístup. Můžete například omezit kopírování pouze na černobílé, nebo omezit funkce skenování, například skenování na jednotku USB flash (je-li k dispozici) nebo přístup ke cloudu prostřednictvím obrazovky tiskárny.“

3. Využijte vzdálené uživatelské rozhraní na maximum

Ruka drží chytrý telefon s otevřenou aplikací Canon PRINT. Na stole je umístěna tiskárna Canon MAXIFY.

Aplikace Canon PRINT je vstupní branou k tiskárně, ať už pracujete na dálku nebo v kanceláři, což vám umožňuje tisknout, skenovat, kopírovat, kontrolovat protokoly, měnit zabezpečení a nastavení tiskárny,“ říká Zubair. Aplikace je k dispozici pro systémy Android a iOS.

Vzdálené uživatelské rozhraní společnosti Canon umožňuje funkci zabezpečeného tisku na samotné tiskárně, ale také je díky němu možné zařízení a uživatele vzdáleně spravovat.

Vzdálené uživatelské rozhraní je přístupné přímo přes webový prohlížeč nebo aplikaci Canon PRINT. Umožňuje konfigurovat nastavení tiskárny, spouštět úkoly údržby a především měnit hesla, omezovat přístup a nastavovat protokoly ověřování zabezpečení tiskárny.

„Všechny tyto protokoly lze spravovat prostřednictvím vzdáleného uživatelského rozhraní,“ dodává Zubair. „Také lze upravit nastavení služeb AirPrint a Bonjour a způsoby, jak lze získat přístup k tiskárně. To může být užitečné, pokud využíváte jedno místo, ať už se jedná o kancelář nebo domácnost, a chcete, aby tuto tiskárnu používali pouze uživatelé, kteří se na daném místě nacházejí – můžete omezit přístup k IP a povolit připojení k zařízení pouze těm IP adresám, které znáte a kterým důvěřujete.“

4. Sledujte funkci protokolu úloh

Tiskárna Canon MAXIFY v procesu tisku, obklopená stohy papírů. V pozadí snímku sedí u svých stolů pět lidí.

Tiskárna Canon MAXIFY GX4040 je vybavena dotykovou obrazovkou LCD s úhlopříčkou 2,7 palců, kterou lze použít k nastavení hesla správce, správě uživatelů a zobrazení historie úloh.

Pokud jste správce nebo hlavní uživatel tiskárny a máte podezření, že někdo zařízení zneužívá nebo k němu má neoprávněný přístup, můžete to zjistit pomocí protokolu úloh tiskárny.

„Jedná se o jednoduchou historii tiskových úloh, která umožňuje sledovat jakékoli neobvyklé tiskové chování,“ vysvětluje Zubair. „Takže pokud zjistíte neobvyklé množství tiskových úloh, nebo pokud jsou tiskové úlohy tištěny v době, kdy víte, že tiskárnu neměl nikdo používat, můžete (za předpokladu, že jste nastavili heslo správce) mít přístup k protokolu úloh na obrazovce tiskárny, která touto funkcí disponuje.“

5. Zvyšte zabezpečení pomocí automatických aktualizací firmwaru

Tiskárna Canon MAXIFY je umístěna na stole vedle lampy, notebooku, obrazovky, zařízení a psacích potřeb.

Aktualizace firmwaru tiskárny mohou obsahovat opravy zabezpečení, proto je dobré zkontrolovat, zda je verze firmwaru tiskárny aktuální. Aktualizaci můžete nainstalovat ručně, ačkoli některé modely, včetně Canon MAXIFY GX3040, to zvládnou automaticky.

Aktualizace firmwaru v chytrém telefonu, tabletu nebo počítači je běžnou součástí moderního života a různé aktualizace jsou někdy k dispozici i pro tiskárny.

Dříve jste museli buď postupovat podle pokynů na obrazovce a nainstalovat nejnovější firmware, nebo zkontrolovat verzi firmwaru tiskárny přímo v zařízení. Mohli jste jej také aktualizovat ručně pomocí vzdáleného uživatelského rozhraní nebo na webové stránce podpory společnosti Canon zkontrolovat, zda byla vydána nová verze.

„Nyní některé z nejnovějších tiskáren, jako jsou Canon MAXIFY GX3040Canon MAXIFY GX4040, disponují automatickými aktualizacemi firmwaru,“ zdůrazňuje Zubair. „U těchto modelů je zajištěna instalace nejnovějších aktualizací.“

6. Aktivujte funkci připomenutí odebrání originálů

Při skenování nebo kopírování na multifunkční tiskárně je třeba dbát na ochranu citlivých informací. Velmi snadno se například může stát, že na skle nechtěně zapomenete dokument, který by později mohla najít neoprávněná osoba.

Mnoho nových multifunkčních tiskáren od společnosti Canon nyní nabízí možnost nastavit připomenutí, které vás vyzve, abyste originál dokumentu vyjmuli.

„Jakmile tuto funkci povolíte,“ vysvětluje Zubair, „tiskárna zobrazí na obrazovce výzvu a přibližně minutu po provedení skenování nebo kopírování vydá zvukové upozornění, že jste dokument nechali na sklu skeneru.“

7. Přidejte vodoznak s tiskem razítka/pozadí

Funkce tisku razítka/pozadí u modelů tiskáren řady Canon PIXMAMAXIFY poskytuje další zabezpečení, pokud tisknete důvěrné dokumenty.

„Je to skoro jako použít na dokument vodoznak,“ říká Zubair. „Funkce Razítko umožňuje za daty dokumentu tisknout velmi světlý text nebo rastrové razítko. Můžete například zvolit datum, čas nebo uživatelské jméno, což vám umožní zvýraznit citlivost dokumentu a sledovat a dohledat všechny chybějící kopie.“

8. Zabezpečený tisk se šifrováním TLS 1.3

Muž skenuje list papíru na skeneru tiskárny Canon MAXIFY.

Filtrování IP adres je funkce, která je k dispozici u mnoha tiskáren Canon PIXMAMAXIFY, přestože se běžně nepoužívá v prostředí domácí kanceláře. Umožňuje nastavit, které IP adresy mají přístup k tiskárně a mohou na ní tisknout nebo měnit nastavení.

Nejnovější verze šifrovacího protokolu TLS (Transport Layer Security) je rychlejší a poskytuje lepší zabezpečení připojení tiskárny a směrovače. Společnost Canon zavedla podporu protokolu TLS 1.3 v tiskárnách Canon MAXIFY GX4040GX3040.

„Předchozí verze – TLS 1.2 – je stále bezpečná a je nejběžněji používaným šifrovacím protokolem napříč sítěmi,“ vysvětluje Zubair, „ale do našich zařízení zavádíme protokol TLS 1.3, abychom zajistili, že budou v souladu s vylepšeným šifrováním, kterým jsou vybavena moderní zařízení.

„Na rozdíl od mnoha praktických funkcí zabezpečeného tisku, které jsme zavedli u modelů MAXIFY a PIXMA, si někteří uživatelé možná ani nevšimnou funkcí, jako je šifrování TLS 1.3 pro ochranu dat a podpora protokolu WPA3, která nabízí zlepšení připojení a ochrany sítě před bezpečnostními riziky, jako je odposlech a falšování identity. Tyto doplňky však přidáváme na pozadí, abychom zajistili bezpečnější tisk.“

V dnešní době neustálého připojení je důležité zajistit ochranu citlivých informací. Bezpečnostní vybavení a funkce tiskáren Canon mohou pomoci zajistit, aby byl tisk co nejvíce zabezpečený a informace v tištěných dokumentech chráněné.



Autor: Marcus Hawkins

Související produkty

Související články

  1. Google, Google Classroom a Google Drive jsou ochranné známky společnosti Google LLC. Tato stránka není společností Google nijak podporována ani s ní není nijak spojena.
  2. Dropbox je ochranná známka společnosti Dropbox, Inc.
  3. Evernote je registrovaná ochranná známka společnosti Evernote Corporation.
  4. Microsoft OneDrive je registrovaná ochranná známka společnosti Microsoft Corporation v USA a dalších zemích.