Jsou automatizované pracovní postupy budoucností finančního oddělení?

Překážky na cestě k automatizaci

Automatizace správy závazků je nejen náročná z hlediska transformace, ale rovněž velmi nákladná. Tato skutečnost neunikla ani nejvýše postaveným vedoucím pracovníkům, což organizace AIIM ve spolupráci se společností Canon nastínila ve zprávě nazvané Finance a účetnictví v roce 2017: Automatizace pracovních postupů pro správu hlavních informací. Ve skutečnosti se 26 % finančních pracovníků domnívá, že zavedení automatizovaného řešení správy závazků by nemělo na jejich náklady na zpracování faktur žádný vliv. Navzdory tomu 23 % pracovníků předpokládá, že po zavedení automatizovaného řešení správy závazků by došlo ke snížení nákladů o 15 až 20 %, zatímco 22 % pracovníků očekává snížení nákladů na zpracování faktur ve výši 25 až 50 %. Proč jsou tedy prokazatelné výhody automatizace přehlíženy?

Pokud jde o automatizaci finančního oddělení, je zřejmé, že zde něco neodpovídá. Vše je ale hned jasnější, když zjistíme, že podniky, které již investovaly do procesu automatizace, podávají pozitivní ohlasy odpovídající tomu, čeho se snaží dosáhnout všechna finanční oddělení: 28 % podniků uvedlo, že po zavedení automatizace správy závazků zaznamenaly snížení nákladů o 25 % až 50 %. 24 % organizací uvedlo dosažení návratnosti automatizovaného řešení do 3 měsíců či rychleji, přičemž 36 % se investice vrátila do jednoho roku. Tyto výsledky však zjevně nestačí na to, aby přesvědčily společnosti, které si zavedením procesu automatizace prozatím nejsou jisté.
Náklady jsou ale pouhou součástí problému. Přeměně finančních oddělení zřejmě stojí v cestě i kultura společností. Zatímco třetina (29 %) organizací uvádí, že jim v zavedení automatizace brání nedostatek kapitálu, 27 % z nich odrazují obavy z řízení změn. Přeměna může pro někoho být nepochybně nepříjemná, jestliže se však finanční oddělení chce doopravdy stát produktivní a proaktivní součástí podniku, je digitální transformace nevyhnutelná.

Cestu k automatizaci závisí na nejvýše postavených vedoucích pracovnících

Pravděpodobně největší překážkou jsou však zastaralé postupy. 22 % vedoucích pracovníků popisuje automatizaci jako řešení, které není „ani přizpůsobitelné, ani neodpovídá jejich aktuálním prioritám“, což má za následek neochotu prosazovat projekty automatizace. Dalších 23 % uvádí, že ve snaze zvládat více projektů najednou je stanovování priorit obtížné. Neochota vedoucích pracovníků prosazovat automatizaci je tedy zjevná. Čtvrtina (27 %) zaměstnanců uvádí nezájem a nedostatek podpory ze strany vedoucích pracovníků jako významnou překážku v získání souhlasu s automatizací správy závazků a pohledávek, přestože by pokročilé procesy mohly výrazně zvýšit jejich výkonnost.

Předtím, než nejvýše postavení vedoucí pracovníci odsouhlasí plán transformace, je potřeba je přesvědčit o potenciálu automatizace. Zatímco si někde již mohou výhody uvědomovat – např. kratší doba zpracování (46 %), větší přesnost (46 %) a lepší sběr dat (35 %), stále se jedná o krok, který v podnicích bez digitálních zkušeností vzbuzuje obavy. Týmy finančních oddělení by proto měly z transformace udělat silný obchodní případ a zaměřit se nejprve na procesy, které budou mít největší dopad na podnikání, ale budou vyžadovat minimální investice. Jakmile jsou vedoucí pracovníci přesvědčeni o výhodách, může ke slovu přijít rozsáhlejší strategie automatizace.

Pokud má být finanční oddělení skutečně považováno za inovativní prvek, který se podílí na rozvoji podniku, musí tvrdě usilovat o to, aby se zbavilo své pověsti „pokladníka“. Příležitost se nabízí. Automatizace má potenciál transformovat finanční oddělení, a to pravděpodobně více, než kterékoli jiné oddělení, a v případě úspěchu je zbavit jeho nechvalně známé pověsti.