Proměna personálního oddělení pro digitální svět
Manuální zpracovávání papírových záznamů zaměstnanců je namáhavé, finančně nákladné a časově zdlouhavé. Digitalizace personální oblasti demonstruje sílu bezpapírového řešení.
Jaká je míra digitalizace vaší kanceláře?
Identifikujte stupeň své technologické vyspělosti a vydejte se na cestu digitální transformace.
Průvodce úspěšnou digitální transformací
Starší infrastruktura je ve 42 % případů považována za hlavní překážku transformace. Zjistěte proto, jak digitalizovat vaši firmu.
Je vaše kancelář digitalizovaná?
Nejbohatší firmy světa jsou v čele digitální transformace, kterou aplikují ve svých kancelářích. Navzdory tomu zřejmě ostatní firmy nevidí předpovídanou návratnost investic do digitalizace. V roce 2016 průzkum provedený společností Couchbase mezi řediteli informačních technologií odhalil, že 90 procent projektů digitální transformace přineslo pouze drobná zlepšení, nenaplnilo očekávání nebo se naprosto nezdařilo. O rok později společnost IDC předpověděla, že se iniciativy týkající se digitální transformace stále v 70 % případů nepodaří úspěšně zrealizovat.
Důležitými faktory pro firmy, které chtějí uskutečnit transformaci, jsou ambice a motivace. Avšak mnohé z nich narážejí na skutečnost, že digitální transformace není okamžitá. Takže jak mohou firmy vytvářet realistické plány a vyvarovat se zklamání?
Modernizace starších řešení
Podstatou této výzvy je skutečnost, že většina firem je zatížena těžkopádnou infrastrukturou založenou na starších systémech. V průzkumu* uskutečněném v letošním roce uvedlo tuto skutečnost 42 procent firem mezi třem největšími překážkami, kterým čelí v souvislosti s digitální transformací. Organizace dnes působí v konkurenčním a rychle se měnícím prostředí, které upřednostňuje pružnost, a jsou vystaveny rostoucímu tlaku v souvislosti s modernizací a migrací hlavních systémů, které je učiní pružnějšími.
* Mulesoft, Connectivity Benchmark Report, 2018
Posouzení stupně digitální vyspělosti
Jedním z nejdůležitějších způsobů, jak připravit firmu pro úspěšnou transformaci, je přesně pochopit, jaké úrovně digitální vyzrálosti v současné době dosahuje. Tato úroveň se bude pravděpodobně lišit oddělení od oddělení. Zatímco pracovníci v kancelářích jsou často obeznámeni s rozsahem digitálních procesů v rámci své každodenní práce, finanční a personální oddělení jsou zpravidla spojována s procesy založenými na papírových dokumentech. Posouzení digitální vyzrálosti napříč firmou umožní pochopit, odkud začít a co upřednostnit.
Etapy digitální transformace
Digitální technologie
Firmy se na začátku své cesty pohybují v prostředí, jehož stav je výrazně nebo převážně manuální, a digitální procesy využívají pouze v případě, že jsou vyžadovány. Příkladem tohoto druhu organizací jsou advokátní kanceláře, které jsou zpravidla zaplaveny papírovými dokumenty, což vede k obrovskému množství času stráveného jejich správou.
Firmy patřící do této kategorie by měly usilovat o digitalizaci většího množství procesů, přičemž by měly věnovat mimořádnou pozornost skenování a digitalizaci dokumentů. Schopnost digitálně vyhledávat ve stozích papírových dokumentů a okamžitě najít požadované dokumenty může advokátním kancelářím ušetřit jejich mimořádně cenný čas.
Automatizace procesů
Automatizace je ve stále větší míře zaváděna na pracoviště, aby odstranila nudné a opakující se práce, které zabírají drahocenný čas. Pro firmy, které již zavedly digitalizaci ve významném rozsahu, je dalším krokem automatizace firemních procesů. Automatizace úkolů, jako jsou třídění v podatelně a výpravně, třídění dotazů vznesených na služby zákazníkům a digitální podpisy, může firmám pomoci zjednodušit pracovní postupy a zvýšit efektivnost.
Optimalizace
Pro firmy s nejvyšší úrovní vyzrálosti by měla být cílem optimalizace firemních procesů. Je důležité zvážit soudržnost v rámci celé firmy: transformace by se měla zaměřit na upřednostnění oblastí, ve kterých může optimalizace procesů zajistit dosažení vyšších standardů zkušeností zákazníků.
Firmy nelze transformovat stiskem spínače – měly by si při plánování transformace stanovit realistické cíle. Než se firma rozhodne, v čem spočívají její příležitosti a priority pro budoucnost, musí jako první krok plně porozumět etapě vyzrálosti. Stejně jako v podobenství o želvě a zajíci není klíčem k úspěchu rychlost, ale stálost.
Zvládněte výzvy digitální transformace s pomocí společnosti Canon.