Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Rada města Leedsu: větší kvalita za méně peněz

Výzva

Rada města Leedsu zajišťuje důležité veřejné služby pro 700 000 obyvatel, což z ní činí druhý největší orgán svého druhu ve Spojeném království. A chce být vnímána jako nejlepší v kvalitě poskytovaných služeb i ve způsobu, jakým je dodává. V době úspor je snižování výdajů ve veřejném sektoru velkou výzvou.

Kromě zlepšení produktivity a snížení nákladů na tisk a množství odpadu potřebuje rada také řešit změny v přístupu lidí k veřejným službám. Jak vysvětluje Helena Phillips, vedoucí kanceláře veřejných služeb: „Čím dál více komunikace se uskutečňuje prostřednictvím digitálních kanálů, takže jsme čelili výzvě, jak rozvíjet nabízené služby v rámci nízkých rozpočtů.“

"Naší prioritou bylo implementovat řešení pro chytrý tisk, které by radě ušetřilo peníze i čas."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Při identifikaci neefektivních oblastí byly tiskové služby rady jasným kandidátem. Tisk představuje hlavní funkci informačních technologií pro 12 500 zaměstnanců, ale skupinu samostatných zařízení propojených po síti bylo obtížné spravovat a udržovat. Vedoucí řízených tiskových služeb Kirsty McCarthy vzpomíná: „Můj tým trávil spoustu dní opravou chyb a pokusy minimalizovat poruchy. Naší prioritou bylo implementovat chytré řešení, které by radě ušetřilo peníze i čas.“

Řešení společnosti Canon

V úzké spolupráci s radou vyvinula společnost Canon široké organizační tiskové řešení pod značkou PrintSmart. To se skládá z 850 černobílých a barevných multifunkčních zařízení (MFD) a integrovaného faxového serveru pod jedním řídicím systémem.

"Společnost Canon okamžitě přijala roli strategického partnera, spíše než pouhého dodavatele."

Aby mohla společnost Canon pomoci radě se zavedením řešení PrintSmart během pouhých šesti měsíců, představila online instruktážní videa a školicí program pro vytvoření „super uživatelů“, kteří budou ukazovat kolegům v radě, jak používat vylepšený systém. Andrew Byrom, vedoucí oddělení servisu a infrastruktury, říká: „Společnost Canon upřednostnila roli strategického partnera před rolí dodavatele. Členové týmu byli zcela oddáni úkolu a každý den s námi spolupracovali na jeho dokončení, obzvláště během náročné přechodové fáze. Technologie byla tak dobrá a snadno použitelná, že si ji lidé rychle osvojili.“

Výhody

Řešení PrintSmart mělo okamžitý finanční dopad. Ušetřilo radě přibližně 30 % hodnoty předchozího kontraktu v prvním roce a k současnému datu činí úspory více než 400 tisíc liber. Výměnou skupiny tiskáren za několik cenově efektivnějších multifunkčních tiskáren byl počet tiskáren racionalizován o 39 %, což vedlo k 25% snížení objemu tisku již v prvním roce. Snížení dopadů na životní prostředí bylo stejně působivé. Rada města Leedsu snížila množství skleníkových plynů o 1 007 318 kg a ušetřila 18 139 stromů za prvních 12 měsíců: Leeds je na dobré cestě stát se městem s nízkými emisemi uhlíku.

"Zlepšení bylo dramatické. Malé změny, například viditelnost tiskových front a individuální přístup na základě kódu PIN, zaručují, že se dokumenty neztratí, a přispívají k úspoře času."

Došlo také k výraznému zvýšení produktivity, jak vysvětluje Jo Miklo, vedoucí odboru obchodní administrativy: „Zlepšení bylo dramatické. Malé změny, například viditelnost tiskových front a individuální přístup na základě kódu PIN, zaručují, že se dokumenty neztratí, a šetří čas při jejich vyhledávání. Možnost jednoduchého skenování dat nám také umožňuje reagovat rychle na požadavky občanů.“ Prostoje byly prakticky eliminovány a pro Andrewa Byroma je nejjasnějším potvrzením úspěchu to, že za celý měsíc neobdržel jedinou stížnost.

Byla učiněna také významná zlepšení v zabezpečení dat. Pokročilé faxování používané například při výměně informací mezi nemocnicemi a školami zaručuje zabezpečené nakládání s citlivými informacemi. Nová opatření, například individuální přístup na základě kódu PIN a automatické odstraňování tiskových úloh po 24 hodinách, také vedla k významným zlepšením v této oblasti.

Digitální úřad

S pomocí společnosti Canon chce Andrew Byrom snížit objem tisku o dalších pět procent ročně. S využitím podrobných datových výkazů ze systému jeho tým identifikoval oddělení s možným „nešetrným“ tiskovým chováním a školí zaměstnance, jak snížit objem tisku. Cílem je zajistit, aby nová tisková infrastruktura generovala návrat investice v dlouhodobém horizontu, a rada se mohla zaměřit na jiné oblasti pro zlepšení a úspory.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Přehodnocením způsobu, jakým pracujeme, nám společnost Canon pomohla lépe sloužit občanům Leedsu."

Úspěch řešení PrintSmart v radě byl interně vyhodnocen jako exemplární příklad implementace velkých projektů. Helena Phillips říká: „Řešení PrintSmart odstranilo potíže, které nás trápily při tisku, a stalo se zásadním nástrojem pro práci v digitálním věku. Přehodnocením způsobu, jakým pracujeme, nám společnost Canon pomohla lépe sloužit občanům Leedsu.“

Zjistěte více

Kontaktujte nás

Objevte, jak vám můžeme pomoci zjednodušit práci

Zjistěte více